Formularz IN-1, czyli Informacja o nieruchomościach i obiektach budowlanych, to dokument, który musi złożyć każdy właściciel nieruchomości dla celów podatkowych. Prawidłowe wypełnienie tego formularza jest kluczowe dla uniknięcia problemów z urzędem skarbowym. Wielu podatników napotyka trudności podczas jego wypełniania, co może prowadzić do błędów i komplikacji w rozliczeniach. W tym poradniku przeprowadzę Cię krok po kroku przez cały proces, dzięki czemu sprawnie wywiążesz się z obowiązku podatkowego i unikniesz typowych pułapek.
Czym jest formularz IN-1 i kto musi go złożyć
Formularz IN-1 to oficjalna informacja o nieruchomościach i obiektach budowlanych, którą składają osoby fizyczne posiadające prawa do nieruchomości. Na podstawie tego dokumentu organ podatkowy nalicza podatek od nieruchomości, który jest jednym z najważniejszych podatków lokalnych.
Obowiązek złożenia formularza IN-1 dotyczy:
- Właścicieli nieruchomości
- Posiadaczy samoistnych nieruchomości
- Użytkowników wieczystych gruntów
- Posiadaczy nieruchomości stanowiących własność Skarbu Państwa lub jednostki samorządu terytorialnego
Formularz należy złożyć w terminie 14 dni od momentu zaistnienia okoliczności uzasadniających powstanie albo wygaśnięcie obowiązku podatkowego – np. zakupu mieszkania, domu lub działki, otrzymania spadku czy darowizny.
Pamiętaj! Jeśli jesteś przedsiębiorcą lub osobą prawną, zamiast formularza IN-1 powinieneś wypełnić deklarację DN-1. To dwa różne dokumenty przeznaczone dla różnych podmiotów.
Przygotowanie niezbędnych dokumentów i informacji
Zanim przystąpisz do wypełniania formularza IN-1, zgromadź wszystkie potrzebne dokumenty i informacje. Dobre przygotowanie znacząco przyspieszy cały proces i pomoże uniknąć błędów:
- Akt notarialny lub inny dokument potwierdzający prawo do nieruchomości
- Numer księgi wieczystej (możesz go sprawdzić online w systemie Elektronicznych Ksiąg Wieczystych)
- Dokładne wymiary nieruchomości (powierzchnia użytkowa budynków w m², powierzchnia gruntów w m²)
- Informacje o przeznaczeniu poszczególnych części nieruchomości (mieszkalna, związana z działalnością gospodarczą itp.)
- Numer PESEL
- Dane adresowe nieruchomości oraz adres do korespondencji
Wypełnianie formularza IN-1 krok po kroku
Sekcja A – Miejsce i cel składania informacji
Ta część formularza określa podstawowe informacje o zgłoszeniu:
- Wpisz nazwę i adres organu podatkowego, do którego składasz informację (najczęściej jest to wójt, burmistrz lub prezydent miasta właściwy dla miejsca położenia nieruchomości)
- Zaznacz odpowiedni kwadrat określający cel złożenia formularza:
- „Informacja składana po raz pierwszy” – gdy składasz IN-1 po raz pierwszy dla danej nieruchomości
- „Korekta uprzednio złożonej informacji” – gdy wprowadzasz zmiany do wcześniej złożonego formularza
Sekcja B – Dane podatnika
W tej części musisz podać kompletne i aktualne dane identyfikacyjne, które pozwolą urzędowi jednoznacznie Cię zidentyfikować:
- Nazwisko i imię
- Imię ojca i matki
- Numer PESEL
- Data urodzenia
- Adres zamieszkania (kraj, województwo, powiat, gmina, ulica, numer domu/lokalu, miejscowość, kod pocztowy, poczta)
- Adres do korespondencji (wypełnij tylko jeśli jest inny niż adres zamieszkania)
Jeśli nieruchomość ma więcej niż jednego właściciela, każdy z nich musi złożyć oddzielny formularz IN-1. Nie ma możliwości złożenia wspólnego formularza przez współwłaścicieli.
Sekcja C – Dane o nieruchomościach i obiektach budowlanych
To najważniejsza część formularza, w której podajesz szczegółowe informacje identyfikujące Twoją nieruchomość:
- C.1. Położenie nieruchomości – wpisz dokładny adres nieruchomości, włącznie z numerem działki, jeśli jest to niezabudowana działka bez adresu
- C.2. Tytuł prawny – zaznacz odpowiedni kwadrat określający twój stosunek prawny do nieruchomości (właściciel, współwłaściciel, posiadacz samoistny, użytkownik wieczysty, współużytkownik wieczysty, posiadacz zależny)
- C.3. Identyfikatory geodezyjne działek, budynków, lokali – wpisz numer działki, numer księgi wieczystej lub zbioru dokumentów. Te dane znajdziesz w akcie notarialnym lub wypisie z rejestru gruntów
Sekcja D – Dane dotyczące przedmiotów opodatkowania
W tej części musisz precyzyjnie określić powierzchnie poszczególnych elementów nieruchomości, które podlegają opodatkowaniu:
- D.1. Powierzchnia gruntów – wpisz powierzchnię gruntów w m² według ich przeznaczenia:
- Związane z prowadzeniem działalności gospodarczej – jeśli na działce prowadzisz działalność
- Pod wodami powierzchniowymi stojącymi lub płynącymi – jeśli posiadasz staw, jezioro itp.
- Pozostałe grunty – np. działka przydomowa, ogród
- D.2. Powierzchnia użytkowa budynków lub ich części – wpisz powierzchnię w m² według przeznaczenia:
- Mieszkalnych – pamiętaj o podziale na powierzchnię o wysokości powyżej 2,20 m (liczoną w 100%) oraz o wysokości od 1,40 m do 2,20 m (liczoną w 50%)
- Związanych z prowadzeniem działalności gospodarczej – jeśli część budynku wykorzystujesz do prowadzenia firmy
- Zajętych na prowadzenie działalności gospodarczej w zakresie obrotu kwalifikowanym materiałem siewnym
- Związanych z udzielaniem świadczeń zdrowotnych – np. gabinet lekarski
- Pozostałych – garaże, budynki gospodarcze, piwnice, komórki
- D.3. Budowle – wpisz wartość budowli w złotych (dotyczy to np. obiektów inżynierii lądowej i wodnej, takich jak ogrodzenia, baseny, wiaty o trwałym związaniu z gruntem)
Pamiętaj, że powierzchnię użytkową budynku mierzy się po wewnętrznej długości ścian na wszystkich kondygnacjach. Do powierzchni użytkowej nie wlicza się klatek schodowych, szybów dźwigowych, a także powierzchni zajmowanych przez ściany.
Finalizacja i złożenie formularza
Po wypełnieniu wszystkich wymaganych pól, upewnij się, że formularz jest kompletny i poprawny:
- Dokładnie sprawdź wszystkie wprowadzone dane – szczególnie powierzchnie i identyfikatory nieruchomości
- Podpisz formularz w odpowiednim miejscu (sekcja E) – bez podpisu formularz jest nieważny
- Dołącz załączniki, jeśli są wymagane (np. ZIN-1, ZIN-2, ZIN-3 w przypadku posiadania więcej niż jednej nieruchomości)
- Złóż formularz w urzędzie gminy lub miasta właściwym dla położenia nieruchomości
Formularz możesz złożyć na kilka sposobów: osobiście w urzędzie, przesłać pocztą tradycyjną (najlepiej listem poleconym, aby mieć potwierdzenie nadania) lub w formie elektronicznej przez platformę ePUAP, jeśli dana gmina udostępnia taką możliwość. W przypadku złożenia elektronicznego wymagany jest podpis kwalifikowany lub profil zaufany.
Najczęstsze błędy i jak ich uniknąć
Przy wypełnianiu formularza IN-1 podatnicy często popełniają następujące błędy, które mogą prowadzić do nieprawidłowego naliczenia podatku:
- Nieprawidłowe obliczenie powierzchni – pamiętaj o różnym traktowaniu powierzchni o wysokości 1,40-2,20 m (liczy się w 50%). Zmierz dokładnie wszystkie pomieszczenia, łącznie z garażami i piwnicami
- Pominięcie niektórych części nieruchomości – uwzględnij wszystkie budynki, także gospodarcze, altany, wiaty i garaże znajdujące się na Twojej działce
- Błędne określenie przeznaczenia budynku – jeśli część budynku mieszkalnego wykorzystujesz do działalności gospodarczej (np. biuro domowe), tę część musisz wykazać oddzielnie w odpowiedniej rubryce
- Niedotrzymanie terminu złożenia – pamiętaj o 14-dniowym terminie od zaistnienia okoliczności uzasadniających powstanie obowiązku podatkowego. Przekroczenie tego terminu może skutkować karami
- Brak aktualizacji danych – jeśli dokonałeś rozbudowy, zmieniłeś sposób użytkowania części nieruchomości lub zaszły inne istotne zmiany, musisz złożyć korektę formularza
- Brak podpisu – formularz bez podpisu jest nieważny i nie wywołuje skutków prawnych
W przypadku wątpliwości zawsze możesz skonsultować się z pracownikiem urzędu gminy lub miasta, który pomoże Ci prawidłowo wypełnić formularz. Lepiej wyjaśnić wątpliwości przed złożeniem niż później korygować błędy.
Podsumowanie
Prawidłowe wypełnienie formularza IN-1 wymaga dokładności i znajomości kilku podstawowych zasad. Pamiętaj o najważniejszych kwestiach:
- Przygotuj wszystkie niezbędne dokumenty przed rozpoczęciem wypełniania formularza
- Dokładnie zmierz powierzchnię nieruchomości zgodnie z wytycznymi, zwracając uwagę na wysokość pomieszczeń
- Właściwie określ przeznaczenie poszczególnych części nieruchomości, szczególnie jeśli prowadzisz w nich działalność gospodarczą
- Dotrzymaj 14-dniowego terminu złożenia formularza od momentu nabycia nieruchomości lub zaistnienia innych okoliczności
- Dokładnie sprawdź wszystkie dane przed złożeniem, aby uniknąć konieczności późniejszych korekt
Pamiętaj, że podatek od nieruchomości jest opłacany corocznie, ale formularz IN-1 składasz tylko raz – po nabyciu nieruchomości lub gdy zajdą istotne zmiany wymagające aktualizacji danych. Stosując się do powyższych wskazówek, wypełnisz formularz IN-1 poprawnie i unikniesz problemów związanych z błędnym naliczeniem podatku od nieruchomości.