Dokument WZ (Wydanie Zewnętrzne) to jeden z najważniejszych dokumentów w obrocie towarowym, który potwierdza wydanie towaru z magazynu. Poprawnie wypełniony dokument WZ stanowi podstawę do wystawienia faktury VAT oraz jest dowodem wydania towaru odbiorcy. Dokument ten powinien zawierać szczegółowe informacje dotyczące zarówno wydającego towar, jak i odbiorcy.

Prawidłowy dokument WZ powinien zawierać następujące elementy: numer dokumentu, datę wystawienia, dane identyfikacyjne sprzedawcy i nabywcy (nazwa, adres, NIP), szczegółowy wykaz wydawanych towarów (nazwa, ilość, jednostka miary), podpisy osób upoważnionych oraz ewentualne uwagi dotyczące stanu towaru. Warto pamiętać, że dokument WZ nie zastępuje faktury VAT, ale stanowi podstawę do jej wystawienia i jest dokumentem magazynowym potwierdzającym wydanie towaru.

Poniżej prezentujemy wzór wypełnionego dokumentu WZ, który możesz bezpłatnie pobrać i dostosować do własnych potrzeb. Dokument jest zgodny z aktualnymi wymogami prawnymi i zawiera wszystkie niezbędne elementy.

Jak poprawnie wypełnić dokument WZ

Dokument WZ (Wydanie Zewnętrzne) to kluczowy element dokumentacji magazynowej, który potwierdza wydanie towaru odbiorcy. Prawidłowo sporządzony dokument WZ chroni interesy zarówno sprzedającego, jak i kupującego, stanowiąc dowód przekazania towaru. Aby dokument spełniał swoją funkcję i był zgodny z przepisami, należy zwrócić uwagę na kilka istotnych elementów.

Niezbędne elementy dokumentu WZ

Numer dokumentu – powinien być unikalny i zawierać informacje pozwalające na jego łatwą identyfikację. Najczęściej stosuje się format zawierający skrót WZ, rok, miesiąc i kolejny numer, np. WZ/2023/05/42. Konsekwentne numerowanie dokumentów ułatwia ich późniejsze wyszukiwanie i archiwizację.

Dane sprzedawcy i nabywcy – dokument musi zawierać pełne dane obu stron transakcji, w tym nazwę firmy, adres, NIP oraz dane kontaktowe. Te informacje są niezbędne do prawidłowej identyfikacji podmiotów uczestniczących w transakcji i mogą być kluczowe w przypadku ewentualnych reklamacji.

Daty – na dokumencie WZ należy umieścić datę wystawienia dokumentu oraz datę faktycznego wydania towaru. W przypadku gdy daty te są różne, warto je wyraźnie rozróżnić, co ma znaczenie dla późniejszych rozliczeń i weryfikacji terminów realizacji zamówień.

Specyfikacja wydawanych towarów

Tabela z wykazem wydawanych towarów powinna zawierać:

• Liczbę porządkową (Lp.)
• Kod towaru – wewnętrzne oznaczenie produktu
• Pełną nazwę towaru – precyzyjnie określającą wydawany produkt
• Jednostkę miary (szt., kg, m, itp.)
• Ilość wydawanego towaru
• Uwagi dotyczące stanu towaru, jeśli są konieczne

Pamiętaj, że dokument WZ nie zawiera cen towarów – te informacje znajdą się dopiero na fakturze VAT wystawionej na podstawie WZ. Jest to istotna różnica między dokumentem WZ a fakturą, o której często zapominają początkujący przedsiębiorcy.

Podpisy i uwagi dodatkowe

Dokument WZ powinien być podpisany przez osobę wydającą towar oraz osobę odbierającą. Opcjonalnie może być również podpisany przez osobę upoważnioną do reprezentowania firmy. Podpisy na dokumencie WZ mają kluczowe znaczenie w przypadku ewentualnych sporów dotyczących kompletności czy jakości dostarczonych towarów. Warto również umieścić informacje o zasadach reklamacji oraz inne istotne uwagi dotyczące wydawanego towaru.

Zastosowanie dokumentu WZ w praktyce

Dokument WZ znajduje zastosowanie w wielu sytuacjach biznesowych:

• Gdy towar jest wydawany z magazynu, a faktura zostanie wystawiona później (np. zbiorczo na koniec miesiąca)
• Przy dostawach do stałych odbiorców, gdy faktury wystawiane są zbiorczo za określony okres
• Jako potwierdzenie wydania towaru przy sprzedaży komisowej
• W przypadku przesunięć międzymagazynowych w ramach jednej firmy

Dokument WZ szczególnie usprawnia procesy logistyczne w firmach o dużym wolumenie wysyłek, pozwalając na oddzielenie procesu fizycznego wydania towaru od procesu fakturowania. Dzięki temu dział magazynowy może sprawnie realizować wysyłki, podczas gdy dział księgowości zajmuje się dokumentacją finansową w dogodnym terminie.

Modyfikacje wzoru dokumentu WZ

Prezentowany wzór dokumentu WZ można dostosować do własnych potrzeb. W zależności od specyfiki działalności firmy, można wprowadzić następujące modyfikacje:

• Dodać logo firmy w nagłówku dokumentu dla lepszej identyfikacji wizualnej
• Rozszerzyć tabelę o dodatkowe kolumny (np. numer partii, termin przydatności dla produktów spożywczych czy farmaceutycznych)
• Dodać informacje o warunkach transportu i odpowiedzialności za towar w trakcie przewozu
• Umieścić dodatkowe pola dla numerów rejestracyjnych pojazdów transportujących towar

Warto pamiętać, że dokument WZ należy przechowywać przez okres wymagany przepisami podatkowymi, czyli co najmniej 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym dokument został wystawiony. Właściwa archiwizacja tych dokumentów może okazać się nieoceniona podczas kontroli skarbowej.

Formaty dostępne do pobrania

Przedstawiony wzór dokumentu WZ jest dostępny do pobrania w formacie PDF. Można go również łatwo zmodyfikować i dostosować do własnych potrzeb biznesowych. Dla firm potrzebujących bardziej zaawansowanych rozwiązań, warto rozważyć wykorzystanie formatu Excel, który umożliwia automatyczne numerowanie dokumentów i prowadzenie ewidencji wydań.

Nowoczesne systemy ERP i WMS automatycznie generują dokumenty WZ na podstawie zarejestrowanych operacji magazynowych, co znacząco usprawnia pracę i minimalizuje ryzyko błędów. Inwestycja w takie rozwiązania szybko się zwraca, szczególnie w przypadku firm o dużej liczbie codziennych operacji magazynowych.

Dokument WZ to nie tylko wymóg formalny, ale przede wszystkim praktyczne narzędzie usprawniające zarządzanie magazynem i dokumentację sprzedaży. Prawidłowe jego stosowanie pozwala na zachowanie porządku w dokumentacji i uniknięcie wielu problemów związanych z weryfikacją dostaw i rozliczeniami z klientami.