Nota korygująca to dokument, który służy do poprawiania błędów w danych na fakturze, które nie dotyczą wartości transakcji. Wystawiamy ją, gdy na fakturze znajdują się niepoprawne informacje dotyczące nabywcy lub sprzedawcy, takie jak błędna nazwa firmy, adres, NIP czy inne dane identyfikacyjne.

Warto pamiętać, że nota korygująca nie może być stosowana do poprawiania błędów w kwotach, stawkach VAT czy ilościach towarów – w takich przypadkach konieczne jest wystawienie faktury korygującej przez sprzedawcę. Notę korygującą wystawia nabywca, a następnie przesyła ją do akceptacji sprzedawcy.

Poprawnie sporządzona nota korygująca powinna zawierać: dane wystawcy i odbiorcy noty, numer faktury której dotyczy korekta, datę wystawienia, wskazanie treści korygowanej (błędnej) oraz treści prawidłowej, a także podpisy wystawcy noty oraz sprzedawcy potwierdzającego zgodność korekty. Bez akceptacji sprzedawcy nota korygująca nie ma mocy prawnej.

Jak poprawnie wypełnić notę korygującą?

Prawidłowe wypełnienie noty korygującej jest kluczowe dla jej ważności w świetle przepisów podatkowych. Nota korygująca służy wyłącznie do poprawiania danych identyfikacyjnych, nie może natomiast modyfikować wartości ekonomicznych transakcji. Poniżej znajdziesz szczegółowe wskazówki, jak poprawnie sporządzić ten dokument.

Elementy obowiązkowe noty korygującej

Zgodnie z art. 106k ustawy o VAT, nota korygująca powinna zawierać:

• Dane wystawcy noty korygującej (nabywcy towaru lub usługi) – pełna nazwa, adres oraz NIP
• Dane wystawcy faktury (sprzedawcy) – kompletne informacje identyfikacyjne
• Numer faktury, której dotyczy nota korygująca – dokładne oznaczenie korygowanego dokumentu
• Data wystawienia noty – dzień sporządzenia dokumentu
• Wskazanie treści korygowanej – precyzyjne określenie błędnych danych
• Wskazanie treści prawidłowej – dokładne dane, które powinny znaleźć się na fakturze

Pamiętaj, że nota korygująca musi być opatrzona podpisem wystawcy noty oraz podpisem wystawcy faktury (lub osoby upoważnionej do jej odbioru). Akceptacja sprzedawcy jest niezbędnym warunkiem ważności noty korygującej – bez niej dokument nie ma mocy prawnej.

Najczęściej popełniane błędy przy wystawianiu noty korygującej

Wystawiając notę korygującą, należy unikać następujących błędów:

1. Korygowanie niewłaściwych elementów faktury

Największym i najczęstszym błędem jest próba korygowania za pomocą noty korygującej danych dotyczących wartości transakcji. Notą korygującą można poprawiać wyłącznie dane identyfikacyjne dotyczące sprzedawcy lub nabywcy, takie jak:

• Nazwa firmy lub imię i nazwisko
• Adres siedziby lub miejsca prowadzenia działalności
• NIP lub inny numer identyfikacji podatkowej
• REGON
• Numery rachunków bankowych
• Inne dane identyfikacyjne (np. KRS)

Do korygowania cen, stawek VAT, ilości towarów czy usług służy faktura korygująca, którą wystawia wyłącznie sprzedawca. Próba użycia noty korygującej do takich poprawek może skutkować zakwestionowaniem dokumentu przez organy podatkowe.

2. Brak akceptacji sprzedawcy

Nota korygująca bezwzględnie wymaga potwierdzenia przez sprzedawcę. Bez jego podpisu dokument nie ma mocy prawnej. Praktycznym rozwiązaniem jest wystawienie noty w dwóch egzemplarzach – jeden dla wystawcy, drugi dla odbiorcy. Warto zadbać o potwierdzenie odbioru dokumentu przez sprzedawcę.

3. Nieprawidłowa numeracja

Noty korygujące powinny być numerowane chronologicznie, co zapewnia właściwą ewidencję tych dokumentów. Warto stosować przejrzysty schemat numeracji, który pozwoli łatwo identyfikować te dokumenty, np. „NK/ROK/NUMER”. Konsekwentne przestrzeganie przyjętego systemu numeracji ułatwia zarządzanie dokumentacją księgową.

Nota korygująca w formie elektronicznej

Nowoczesne przepisy dopuszczają wystawianie i przesyłanie not korygujących w formie elektronicznej. W takim przypadku akceptacja sprzedawcy może mieć formę:

• Kwalifikowanego podpisu elektronicznego
• Podpisu zaufanego (ePUAP)
• Potwierdzenia mailowego z wyraźną akceptacją treści noty
• Innej formy elektronicznej akceptacji, która pozwala na identyfikację osoby akceptującej

Kluczowe jest zachowanie dowodu akceptacji przez sprzedawcę dla celów ewentualnej kontroli podatkowej. Dokumenty elektroniczne należy archiwizować z taką samą starannością jak dokumenty papierowe.

Termin wystawienia noty korygującej

Przepisy nie określają ściśle terminu wystawienia noty korygującej. Można ją wystawić w dowolnym momencie po otrzymaniu faktury zawierającej błędy. Zaleca się jednak, aby robić to możliwie szybko po wykryciu błędu, co ułatwi prawidłowe rozliczenie podatkowe i zapobiegnie potencjalnym komplikacjom.

Prawidłowo wystawiona nota korygująca stanowi ważny dokument księgowy, który chroni zarówno nabywcę, jak i sprzedawcę przed konsekwencjami wynikającymi z błędów w danych identyfikacyjnych na fakturze. Dbałość o poprawność tego dokumentu to nie tylko wymóg formalny, ale także element profesjonalnego podejścia do prowadzenia dokumentacji księgowej.