Jak poprawnie wypełnić dokument WZ?

Dokument WZ, choć nie jest dokumentem księgowym, wymaga dokładnego i starannego wypełnienia. Prawidłowo przygotowany dokument WZ stanowi istotny dowód w łańcuchu logistycznym i może mieć znaczenie w przypadku ewentualnych reklamacji czy sporów. Poniżej znajdziesz szczegółowe wskazówki dotyczące każdej sekcji dokumentu.

Dane sprzedawcy i nabywcy

W górnej części dokumentu WZ należy umieścić kompletne dane sprzedawcy i nabywcy. Pamiętaj, że dokładność tych informacji ma kluczowe znaczenie dla identyfikacji stron transakcji:

Dane sprzedawcy: pełną nazwę firmy (zgodną z rejestrem), dokładny adres siedziby, NIP, a opcjonalnie również telefon kontaktowy. Jeśli firma posługuje się numerem REGON, warto go również umieścić dla pełnej identyfikacji.

Dane nabywcy: analogicznie jak w przypadku sprzedawcy – pełna nazwa firmy, adres, NIP oraz opcjonalnie telefon kontaktowy. Upewnij się, że dane są aktualne i zgodne z informacjami w zamówieniu.

Numer i data dokumentu

Każdy dokument WZ powinien posiadać unikalny numer, który pozwoli na jego łatwą identyfikację w systemie i powiązanie z innymi dokumentami. Konsekwentne stosowanie jednolitego systemu numeracji znacząco usprawnia zarządzanie dokumentacją. Najczęściej stosowany format to WZ/ROK/MIESIĄC/NUMER KOLEJNY, na przykład: WZ/2023/05/123.

Na dokumencie należy również podać dwie kluczowe daty:

• Data wystawienia dokumentu – dzień, w którym dokument został utworzony w systemie
• Data wydania towaru – dzień, w którym towar fizycznie opuścił magazyn (może być tożsama z datą wystawienia, ale nie zawsze tak jest)

Tabela z towarami

Centralna część dokumentu WZ to tabela zawierająca szczegółowy wykaz wydawanych towarów. Precyzyjne opisanie każdej pozycji eliminuje ryzyko nieporozumień przy odbiorze. Tabela powinna zawierać następujące kolumny:

• Lp. – liczba porządkowa ułatwiająca odniesienie się do konkretnej pozycji
• Nazwa towaru – pełna i dokładna nazwa wydawanego towaru, identyczna z tą używaną w systemie magazynowym
• Kod produktu – wewnętrzny kod identyfikacyjny produktu, ułatwiający jego identyfikację
• J.m. – jednostka miary (szt., kg, l, opak., itp.) zgodna z tą stosowaną w ewidencji magazynowej
• Ilość – dokładna liczba wydawanych jednostek towaru
• Uwagi – miejsce na dodatkowe informacje dotyczące konkretnego towaru, np. numery seryjne, daty ważności

W niektórych firmach dokument WZ zawiera również informacje o cenach towarów, jednak nie jest to obowiązkowe, gdyż dokument WZ pełni przede wszystkim funkcję dokumentu magazynowego, a nie sprzedażowego.

Uwagi i podpisy

W sekcji uwag warto umieścić dodatkowe informacje dotyczące całej dostawy, które mogą być istotne dla odbiorcy lub do późniejszej weryfikacji. Mogą to być:

• Numer zamówienia, na podstawie którego wydano towar
• Informacje o stanie towaru w momencie wydania
• Specjalne warunki transportu czy przechowywania
• Informacje o załączonej dokumentacji technicznej czy certyfikatach

Dokument WZ powinien być podpisany przez trzy osoby, co stanowi potwierdzenie prawidłowości całego procesu wydania towaru:

• Osobę wystawiającą dokument – odpowiedzialną za poprawność danych
• Osobę wydającą towar z magazynu – potwierdzającą fizyczne wydanie towaru
• Osobę odbierającą towar – potwierdzającą zgodność otrzymanego towaru z dokumentem

Najczęstsze błędy przy wypełnianiu dokumentu WZ

Podczas wypełniania dokumentu WZ warto unikać następujących błędów, które mogą prowadzić do nieporozumień i komplikacji:

• Niepełne dane sprzedawcy lub nabywcy – brak NIP-u, niepełny adres czy nieprawidłowa nazwa firmy mogą prowadzić do problemów z identyfikacją stron i utrudniać późniejsze powiązanie dokumentu z fakturą
• Brak unikalnego numeru dokumentu – utrudnia późniejsze odnalezienie dokumentu w systemie i powiązanie go z fakturą czy innymi dokumentami
• Niedokładny opis towaru – zbyt ogólny opis może prowadzić do nieporozumień przy odbiorze i reklamacjach
• Niezgodność ilości towaru – różnice między stanem faktycznym a dokumentem mogą prowadzić do sporów z klientem
• Brak podpisów – dokument bez podpisów osób odpowiedzialnych za wydanie i odbiór towaru traci swoją wartość dowodową w przypadku ewentualnych sporów
• Nieczytelne podpisy lub pieczątki – utrudniają identyfikację osób odpowiedzialnych za poszczególne etapy procesu

Druk WZ a przepisy prawa

Warto pamiętać, że choć dokument WZ nie jest bezpośrednio regulowany przepisami podatkowymi, to stanowi ważny element dokumentacji wewnętrznej firmy i ma istotne znaczenie dowodowe. W przypadku kontroli skarbowej, poprawnie wypełnione dokumenty WZ mogą pomóc w udowodnieniu prawidłowości obrotu towarowego i stanowić uzupełnienie dokumentacji księgowej.

Zgodnie z przepisami, dokument WZ powinien być przechowywany przez okres co najmniej 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym został wystawiony. Jest to zgodne z ogólnymi zasadami przechowywania dokumentacji firmowej określonymi w ustawie o rachunkowości.

Elektroniczny dokument WZ

W dobie cyfryzacji coraz więcej firm decyduje się na prowadzenie dokumentacji w formie elektronicznej. Elektroniczny dokument WZ znacząco usprawnia proces magazynowy i eliminuje ryzyko zagubienia dokumentacji papierowej. Może być wystawiany i przechowywany w formie cyfrowej, pod warunkiem zapewnienia jego autentyczności, integralności i czytelności przez cały okres przechowywania.

Nowoczesne programy magazynowe i księgowe oferują zaawansowane funkcje generowania dokumentów WZ, ich automatycznego numerowania i powiązania z innymi dokumentami (zamówieniami, fakturami). Wiele systemów umożliwia również zapisywanie dokumentów w formacie PDF i ich elektroniczną archiwizację, co znacznie usprawnia proces dokumentowania wydań z magazynu i późniejszego wyszukiwania dokumentów.